مجله عمومی

ده نکته درباره‌ مستندسازی در روابط‌ عمومی

اینها تنها تعدادی از عوارض جانبی متعدد Documentation هستند. مزایای این امر برای نهادها از جمله روابط عمومی اقدامات متعدد و ضروری و تخصصی است. اگر در روابط عمومی کار می کنیم، فارغ از اینکه سازمان ما بزرگ یا کوچک است، باید مستندسازی یک پروژه را در نظر بگیریم و در انجام آن کوتاهی نکنیم. خوشبختانه ابزارهای فنی این امکان را فراهم کرده اند که بسیاری از بهانه ها در فرآیند مستندسازی کم رنگ شوند.

اما چند نکته:
مدیرانی که به اسناد اهمیت می دهند، اهداف مشخصی دارند و برای دستیابی به این اهداف سعی می کنند تا حد امکان هزینه مالی و اخلاقی کمتری به سازمان خود تحمیل کنند. به عبارت دیگر اطلاعات و اسناد دارایی های سازمانی محسوب می شوند.
آنها به کار متخصصان اعتقاد دارند و با ذخیره و مستندسازی برنامه ها و اقدامات آنها در مراحل تحقیق، شناخت، تجزیه و تحلیل موقعیت های موجود، طراحی موقعیت های مطلوب و اقدامات واقع بینانه، به پتانسیل سایر متخصصان برای بررسی، نقد و اظهار نظر احترام می گذارند. در واقع با ذخیره تجربیات خود این امکان را برای دیگران به ویژه نسل های آینده فراهم می کنند که با تلاش و خطای کمتری از مسئولیت خود بهره مند شوند.

سندسازی یکی از روش‌های زمان‌شناسی و زمینه‌ای برای داستان‌گویی است. روابط عمومی فیلم های مستند، نزدیک شدن به تاریخ این حوزه را برای نسل های آینده آسان می کند و آفت تحریف های تاریخی تا حد زیادی موفقیت خود را از دست خواهد داد.
روابط عمومی یک متخصص که اهمیت اسناد را درک کند، راوی صادقی در مورد شکل گیری، توسعه و کمال هویت و بی هویتی یک موسسه خواهد بود. راه رفع کاستی تاریخی عدم استانداردسازی فعالیت های روابط عمومی در موسسات، ناگزیر از طریق اسناد و مدارک است.

وظایف و بار مستندسازی فعالیت های تمامی واحدهای سازمانی نباید بر دوش روابط عمومی باشد، بلکه روابط عمومی به عنوان یک واحد تخصصی باید به سایر واحدها کمک کند و البته گزارش نهایی آژانس را با شکوه و با کیفیت ارائه کند. فرمت تولید .
اسناد را با دید باز و بدون وقفه در علاقه و سلیقه شخصی و گروهی بسازید. اگرچه فناوری های جدید تولید، ثبت، پردازش و بهره برداری اسناد را تسهیل کرده است، اما آموزش و استفاده از نیروی انسانی متخصص در این زمینه باعث ارتقای امنیت و کیفیت عملیات می شود.

مستندسازی مد نیست. معمولاً بسیاری از کارکنان درون سازمان به اهمیت این کار پی نمی برند و حتی ممکن است با آن مخالفت کنند. معرفی مدیریت و کارکنان سازمان در قالب کارگاه های آموزشی با نتایج مستندسازی.

ارزیابی عملکرد زیرمجموعه های خود در ستاد و رده های سازمان، به ویژه در سطح منطقه، برای تأمین اعتبار و تشویق مستندسازی اقدامات آنها.

* مدیر عامل Mánaðarblaðið در مدیریت ارتباطات / سرمقاله شماره. 139 مدیریت ارتباطات ماهانه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا