در ابتدا لازم به ذکر است که تمامی شرکت های موفق، یک فضای کلیدی برای تخصیص فضا برای اتاق کنفرانس دارند. به طور کلی، اتاق های هیئت مدیره امروزی محل اصلی ملاقات افراد و گروه ها، تبادل اطلاعات و تصمیم گیری های مهم است.

اما دکور سالن کنفرانس آن هم منطبق با نیازها و انتظارات شرکت‌کنندگان و همچنین تجربه‌ی آن‌ها از محیط بسیار مهم است. زیرا علاوه بر مناسب بودن برای برگزاری جلسات و سخنرانی ها، باید محیطی دلپذیر و محرک برای مخاطب فراهم کرد. با این حال، باید در نظر داشته باشید که اتاق کنفرانس فقط یک فضای فیزیکی نیست. بلکه باید حس اشتیاق برای یادگیری و تبادل اطلاعات ایجاد کند. اهمیت طراحی این مکان خاص و ضروری است و در این مقاله می خواهیم اطلاعاتی در مورد ضوابط طراحی سالن کنفرانس را به شما منتقل کنیم.

عناصر ضروری طراحی اتاق کنفرانس

واضح است که در اکثر شرکت های بزرگ و موفق، سالن های کنفرانس از اهمیت بالایی برخوردار است. دلیلش چیه؟ از آنجایی که شخصیت های مهمی در آن وجود دارد، نیاز به توجه ویژه دارد. در این اتاق موارد زیادی وجود دارد که باید در نظر گرفته شود و مهم ترین آنها در اینجا توضیح داده خواهد شد.

1. ابعاد اتاق کنفرانس

بزرگی سالن به خیلی چیزها بستگی دارد، از جمله تعداد تماشاگران، اندازه صندلی ها، خطوط دید تماشاگران، عرض راهروها و تعداد ردیف های سالن. در این راستا، به عنوان مثال، در اتاق های کوچکی که فقط برای سخنرانی با ظرفیت حداکثر 80 نفر مناسب است، اتاق هایی با کف مسطح مطلوب تر است. اما برای سالن های بزرگ به دلیل ظرفیت زیاد سالن، دید بهتر مخاطب نسبت به سن و سایر کارکردهای سالن از سطوح شیبدار یا پلکانی استفاده می شود.

متراژ سالن همایش 200 نفره باید 270 متر مربع باشد. این اندازه به 190 متر مربع برای 150 صندلی و 125 متر مربع برای 75 صندلی می رسد.

ابعاد آمفی تئاتر 100 نفره حدود 140 متر مربع می باشد و باید به تجمل آمفی تئاتر بیشتر فکر کرد.

2. استانداردها و قوانین ساخت و طراحی سالن کنفرانس

قبل از ورود به استاندارد اتاق کنفرانس، ابتدا بخش های مختلف آن را بیان می کنیم. قسمت های مختلف اتاق کنفرانس شامل موارد زیر می باشد که به توضیح هر یک می پردازیم.

• ورود و پذیرش
• پذیرایی و انتظار و سالن اصلی
• صحنه، پشت صحنه
• محل خدمات

ورودی و خروجی در طراحی سالن کنفرانس

بدون مقدمه می‌خواهیم بگوییم که ورود و خروج اعضا به سالن کنفرانس از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. بنابراین بهتر است در طراحی سالن کنفرانس به نکات زیر توجه کنید:

• برای جلوگیری از شلوغی سالن، چندین ورودی و خروجی را در نظر بگیرید.
• ورودی ها و خروجی های سالن کنفرانس باید برای تماشاگران داخل سالن قابل رویت باشد
• در صورت امکان از ورودی جداگانه اتاق کنفرانس استفاده کنید.
• حداقل عرض ورودی سالن باید معادل نصف کل درب خروجی باشد.
• عرض مورد نیاز درب های سالن برای 100 نفر حدود 85 سانتی متر می باشد.
• درب سالن را در نظر بگیرید تا بتوانید در مواقع وجود افراد زیاد یا اتفاقات غیرمنتظره از آن به عنوان خروجی اضطراری استفاده کنید.

 

پذیرایی و سالن انتظار

در اتاق های انتظار، اتاق برای هر 6 نفر، یک متر مربع است. بنابراین به ازای هر 300 نفر باید 50 متر مربع در نظر گرفته شود اما نکته اینجاست که در این صورت فضای بسیار کمی برای افراد وجود خواهد داشت بنابراین برای راحتی مخاطبان 3 متر مربع به ازای هر 6 نفر توصیه می کنیم.

مناطق خدمات سالن کنفرانس

در مورد قسمت های خدماتی اتاق انتظار تنها به ذکر یک نکته بسنده می شود: سرویس های بهداشتی باید به راحتی در دسترس بوده و در عین حال قابل رویت نباشند.

راهروهای سالن کنفرانس

ابعاد فضای در نظر گرفته شده برای راهرو سالن کنفرانس 70 سانتی متر به ازای هر 100 نفر می باشد. البته آنچه در این زمینه باید به آن توجه کنید، شرایط خاص افراد مختلف به عنوان مثال معلولان و افراد دارای معلولیت جسمی است. 70 سانتی متر فضا برای ویلچر و 83 سانتی متر برای افرادی که از دو عصا استفاده می کنند در نظر بگیرید. در برخی سالن های همایش نوساز راه نشستن افراد از جلوی صندلی اول می گذرد و با توجه به ازدحام جمعیت حداقل عرض این راهرو باید 140 سانتی متر باشد. معمولاً برای راهرویی که در کنار دیوار قرار می گیرد، عرض یک متر در نظر گرفته می شود.

اگر قرار باشد از دو راهرو در دو طرف سالن کنفرانس استفاده شود، تعداد استاندارد صندلی در هر ردیف 16 و در صورت پیش بینی یک راهرو، این تعداد به 8 صندلی کاهش می یابد. اگر برای سالن کنفرانس سه راهرو (دو راهرو و یکی در وسط) در نظر بگیریم، می توانید از 25 صندلی پشت سر هم استفاده کنید.

طراحی صندلی در سالن

دو عاملی که چیدمان صندلی ها را در طراحی اتاق کنفرانس تعیین می کند، اندازه صندلی و فاصله بین ردیف ها در سالن است. نکته بسیار مهم در مورد چیدمان صندلی این است که فاصله بین ردیف ها باید از ابتدا تا انتها یکسان باشد. برای اطمینان از راحتی و توجه مخاطب، توصیه می شود که اختلاف ارتفاع کافی بین ردیف صندلی ها در نظر گرفته شود. البته این بستگی به نوع و اندازه صندلی دارد.

در ادامه می خواهم در مورد چیدمان صندلی در سالن و ظاهر کلی حضار صحبت کنم. زاویه دید معمولی برای بیننده ای با سر و گردن ثابت و چشمانی که تا حدی متحرک هستند حدود 30 درجه است. زاویه دید صحیح با حرکت جزئی سر و چشم تقریباً 60 درجه است. برای داشتن یک دید عالی بدون حرکت دادن سر، زاویه دید شما باید 110 درجه باشد.

3. تجهیزات صوتی سالن کنفرانس

تصور کنید همه چیز را در طراحی اتاق کنفرانس به درستی انجام داده اید، اما در طول کنفرانس با مشکل کیفیت پایین صدا مواجه می شوید. در این مورد، حتی طراحی صحیح اتاق های دیگر نادیده گرفته می‌شود. از آنجا که عمدتا اعضا اینجا هستند تا گوش کنند، صحبت کنند و اطلاعات را به اشتراک بگذارند. بنابراین نیاز به سیستم صوتی در طراحی و تجهیز سالن کنفرانس بسیار حائز اهمیت است. از تجهیزات اصلی یک سیستم صوتی سالن کنفرانس می توان به میکروفون، فرستنده، منبع تغذیه، گیرنده، پروژکتور، دوربین های چرخشی، تقویت کننده های کنترل صدا و بلندگوهای دیواری و سقفی اشاره کرد. علاوه بر این، دستگاه های خارجی شامل هاب ها و پورت های USB، مانیتور، سیستم ترجمه همزمان، دستگاه های ضبط صدا و تصویر و غیره هستند.

عوامل موثر بر کیفیت صدا در اتاق کنفرانس: محل تقویت کننده ها، زاویه میکروفون ها و بلندگوها.

نتیجه گیری

با مطالعه این مقاله متوجه خواهید شد که طراحی سالن کنفرانس مستلزم اصول و دانش خاصی است که رعایت این اصول و داشتن فرم معماری خوب باعث ایجاد فضایی منحصر به فرد می شود.

به همین دلیل گروه توسعه مهندسی نیکان به دلیل فعالیت در زمینه طراحی و اجرای سالن های همایش و کنفرانس می تواند راهنمای حرفه ای باشد. برای دریافت مشاوره تخصصی از این شرکت می‌توانید با شماره 02188778797 تماس بگیرید.