مهمترین ویژگی برتر یک نرم افزار مدیریت حضور و غیاب
سیستم مدیریت حضور و غیاب چیست؟
بهتر است پیش از هرچیزی به صورت مختصر با این اصطلاح آشنا شوید. سیستم مدیریت حضور و غیاب هنر مدیریت تردد پرسنل به صورت روزانه است. منظور از حضور و غیاب، حضور و فعالیت کاری است که حتی بیرون از سازمان صورت می‌گیرد.
هیچ مدیری خواهان استخدام کارمندان بی‌نظم نیستند و همواره به دنبال راه حلی برای مدیریت تردد و چگونگی فعالیت پرسنل به منظور افزایش کارایی سازمان خود هستند. این فرآیند تنها با نظارت و مدیریت بر زمان حضور و ترک کار پرسنل، میزان تعجیل و تاخیر، مرخصی‌ها و…امکان‌پذیر است. به این منظور سازمان‌ها از روش‌های مختلفی از جمله دفاتر حضور و غیاب، فایل‌های اکسل و سیستم‌های کنترل تردد مکانیزه استفاده می‌کنند. هرچند امروزه کمتر شاهد استفاده از روش‌های ثبت و مدیریت تردد به صورت دستی هستیم و بیشتر سازمان‌ها از روش‌های مکانیزه برای این منظور استفاده می‌کنند.
مهمترین مزایای سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب ابری (کلود) انعطاف‌پذیری، بهینه‌سازی هزینه و آزادی دسترسی به اطلاعات بدون محدودیت زمان و مکان و با هر دیوایسی است. قابلیت‌های سیستم کنترل تردد ابری متناسب با نیاز سازمان‌ها پیاده سازی شده و قابلیت بهینه سازی و سفارشی سازی بر اساس نیاز سازمان‌های مختلف است.
مزایای سیستم مدیریت حضور و غیاب
-
دقت بالا و کاهش میزان خطا
ثبت تردد‌ها به روش سنتی علاوه بر وقت‌گیر بودن، امکان بروز خطا را به شدت افزایش داده که خود مشکلات زیادی را به دنبال داشت. به عنوان مثال مفقود شدن دفاتر ثبت یا تقلب در ثبت تردد پرسنل (ثبت زمانی بیشتر از زمان کاری یا ثبت حضور در حالی که پرسنل در مجموعه حضور ندارند)
دقت بالای سیستم های مدیریت تردد مکانیزه کلیه مشکلات فوق را حذف کرده و علاوه بر ثبت داده‌های تردد پرسنل، سوابق حضور و غیاب کارمندان را به صورت در لحظه به روز می‌شود. همچنین در سیستم‌های حضور و غیاب ابری امکان مشاهده و نظارت لحظه‌ای تردد پرسنل، مشاهده اطلاعات پرسنلی کارکنان و تعریف تلورانس ورود، خروج و شناور کارمندان وجود دارد.
-
افزایش بهره وری
یکی از چالش‌های استفاده از سیستم‌های سنتی ثبت و مدیریت تردد، چگونگی محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل که علاوه بر وقت‌گیر بودن امکان خطا و اشتباهات سهوی در محاسبه دقیق زمان کارکرد پرسنل را افزایش می‌دهد. اما استفاده از یک نرم‌افزار مکانیزه کنترل تردد نه تنها به کاهش چشم‌گیر خطا کمک کرده بلکه در کاهش هزینه‌ها و در مقابل افزایش بهروری سازمان موثر است.
-
کاهش هزینه
استفاده از سیستم‌های سنتی همچون دفتر حضور و غیاب، شیت صفحه گسترده، دستگاه کارت پانچ و… هزینه‌های زیادی را به سازمان تحمیل می‌کند. در عین حال محاسبه دستی زمان کارکرد پرسنل به دلیل حجم بالای اعداد، امکان اشتباه در محاسبات نهایی را به طور چشمگیری افزایش داده که خود منجر به نارضایتی پرسنل می‌شود. نانوتایم 360 با ساختار منعطف و قابلیت ایجاد ساختار روزکار، عصرکار یا شب کار و ساختار زمان کاری ۱۲ و ۲۴ ساعته و شیفت‌های متنوع نه تنها امکان ثبت دقیق داده‌های تردد پرسنل را فراهم نموده بلکه امکان محاسبه دقیق کارکرد، تاخیر، تعجیل، اضافه کار و کسر کار را فارهم آورده است.
-
مطابقت قانونی
آیا می دانستید حفظ نتایج نادرست در شرکت، شما را در معرض شکایت و جریمه قرار می دهد؟ بنابراین استفاده از یک سیستم کنترل تردد غیر متمرکز می تواند برای شما دردسرساز شود. استفاده از نرم افزار مدیریت حضور و غیاب کلود، با ثبت دقیق داده‌های تردد پرسنل مطابق با مقررات و قوانین اداره کار مانع از بروز هرگونه مشکلی می‌شود.
چرا سازمان شما نیاز به یک سیستم حضور و غیاب مکانیزه دارد؟
نظارت و مدیریت بر چگونگی حضور و غیاب پرسنل یکی از وظایف اصلی واحد منابع انسانی در هر سازمانی است. سازمان ها برای محاسبه حقوق و دستمزد و اندازه گیری بهره وری به سوابق دقیق ساعات کاری، غیبت، تاخیر، تعجیل، اضافه کاری و… پرسنل خود دارند. شاید فرآیند ثبت و مدیریت داده‌های ورود و خروج پرسنل ساده بنظر برسد اما بدون استفاده از سیستم مناسب، مشکلات زیادی در پیش روی شما قرار می‌گیرد.
استفاده از سیستم حضور و غیاب کلود نانوتایم 360علاوه بر قابلیت‌هایی نظیر ثبت زمان ورود و خروج پرسنل با امکان مانیتورینگ لحظه‌ای تردد پرسنل و تعریف تلورانس ورود و خروج پرسنل و قابلیت‌های گزارشگیری پیشرفته با تسهیل در کار واحد منابع انسانی امکان افزایش بهروری سازمان را افزایش می‌دهد. اگر سازمان شما با مشکلات زیر مواجه است، احتمالا باید به راه حل موثری همچون استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین نانوتایم 360 فکر کنید.
- نارضایتی پرسنل در رابطه با محاسبه کارکرد
- نیاز به صرف زمان زیاد برای ثبت و تائید درخواست مرخصی به صورت دستی
- امکان دست‌کاری تاریخچه کارکرد پرسنل و عدم امنیت اطلاعات
- عدم شفافیت در میزان ساعت کار روزانه پرسنل
- مشکلات پیگیری غیبت و اضافه کاری پرسنل
- مشکلات مربوط به مدیریت زمان کاری پرسنل دورکار
- مشکلات مدیریت گروه‌ها و شیفت‌های مختلف کاری
- نیاز به آمار و گزارشگیری برای سنجش عملکرد سازمان
- کاهش بهروری سازمان
چرا از سیستم حضور و غیاب آنلاین (کلود) استفاده کنیم؟
- افزایش بهره وری واحد منابع انسانی
این یک مسئولیت کلیدی در حوزه منابع انسانی است، اما اگر تیم منابع انسانی شما ساعت‌ها مشغول محاسبات و بررسی شکایات پرسنل از چگونگی محاسبه کارکرد و حقوق و دستمزد شوند، عملا زمانی برای وظایف اصلی خود (تلاش در جهت افزایش بازدهی سازمان و کاهش هزینه‌ها) ندارند. با استفاده از سیستم حضور و غیاب ابری، پرسنل امکان مانیتور کردن و گزارشگیری از کارکرد خود را دارند. همچنین امکان ثبت تردد فراموش شده با نرم افزار حضور و غیاب اندروید یا نسخه تحت وب برای پرسنل فراهم شده است.
- افزایش بهروری پرسنل و کاهش فرسودگی
فروش پایین تنها دلیل شکست شرکت شما نیست. طبق آمار فرسودگی پرسنل یکی از 5 دلیل اصلی شکست شرکت است. غیبت یا تاخیر و به طور کلی عدم حضور به موقع در محل کار یکی از نشانه‌های فرسودگی و دلزدگی پرسنل در محل کار است. با استفاده از سامانه حضور و غیاب ابری نانوتایم 360 براحتی می‌توانید با گزارش‌گیری‌های متنوع و نمودارهای بصری به بررسی اوضاع بپردازید و در صورت نیاز اصلاحات مورد نظر را انجام دهید.
اکنون که می‌دانید که یک سیستم نرم‌افزار حضور و غیاب چه ارزش‌هایی برای سازمان شما خلق می‌کند، ما با معرفی نرم افزا حضور و غیاب آنلاین نانوتایم 360 مسیر انتخاب را برای شما هموار کردیم.
مهمترین امکانات نرم افزار حضور و غیاب کلود نانوتایم 360
| مانیتورینگ تردد پرسنل
|
تقویم کاری سازمان
|
مدیریت پنل اطلاعاتی
|
| · تعریف سطوح مختلف دسترسی
· مشاهده و مدیریت تردد در لحظه · امکان تعریف مانده مرخصی هر پرسنل · مشاهده گزارش تردد به تفکیک دستگاه
|
· دریافت خودکار تقویم کاری سالیانه
· تعریف شیفت ساعتی، روزانه و ماهانه · تعریف تعطیلات بر اساس سیاست کاری · استخراج تقویم کاری هر شیفت به تفکیک
|
· تعریف سطوح مختلف دسترسی
· تعریف چندین قرارداد برای هر پرسنل · امکان تعریف مانده مرخصی هر پرسنل · تعریف تاریخ استخدام، شروع و ترک کار
|
| ساختار متنوع حضور و غیاب
|
تعریف حد تغییرات
|
تعریف و مدیریت مجوزها
|
| · پشتیبانی از شیفت‌های کاری نامنظم
· تعیین روزهای موظفی هر گروه کاری · تعریف ساختار زمان کاری 12 و 24 ساعته · تعریف انواع شیفت(گردشی، بدون مرز …)
|
· تعریف تولرانس ورود، خروج و شناور پرسنل
· تغییر زمانبندی و جابجایی شیفت پرسنل · تغییر شیفت برای یک پرسنل در یک روز · زمانبندی جایگزین برای یک گروه کاری
|
· دو سطح دسترسی پنل (مدیر- پرسنل)
· گزارشگیری و ثبت درخواست پرسنل · دسترسی جداگانه هر پرسنل به پنل · ایجاد مجوز با محدودیت زمان
|
| ماموریت و مرخصی
|
امکان تعریف قوانین پویا
|
مزایای سیستم حضور و غیاب |
| · گزارش ماموریت و مرخصی در پرسنل پنل
· تعریف انواع ماموریت و درخواست ثبت · تعریف انواع مرخصی و درخواست ثبت · گزارشگیری مانده مرخصی به تفکیک
|
· تعریف قوانین پویا بر اساس نیاز مجموعه ها
· مجوز دسترسی تفکیکی و گروهی به پرسنل · مجوز ثبت درخواست گروهی و تفکیکی · مجوز ثبت تردد از طریق پرسنل پنل
|
· مانیتورینگ تردد پرسنل به تفکیک دستگاههای ثبت تردد
· ثبت تردد فراموشی با نرم افزار حضور و غیاب · افزایش امنیت اطلاعات سازمانی در نرم افزار · ایجاد ساختار گروه‌های مختلف شیفتی |